Einfache Datenmigration mit Talend

Nach der Übernahme von Nanoscribe durch die international agierende Biotech-Unternehmensgruppe BICO stand das Unternehmen vor der Herausforderung, große Datenmengen zwischen CRM- und ERP-Systemen kontinuierlich zu synchronisieren und alle Daten aus den bestehenden CRM-Systemen in eine gemeinsame Salesforce-Umgebung zu migrieren. Zeitgleich stand die Professionalisierung der Serviceabteilung auf der Agenda, dies sollte mit der Einführung der Salesforce Service Cloud erfolgen. 

Die Zusammenführung von verschiedenen Tochter-Unternehmen in einer einzigen Salesforce-Umgebung kann eine komplexe Aufgabe sein, insbesondere wenn es um die Implementierung neuer Prozesse, die Übertragung von Daten und die Sicherstellung der Datenintegrität geht. Als langjähriger Salesforce und Talend Partner haben wir in enger Zusammenarbeit mit Nanoscribe zwei Teilprojekte zur Implementierung und Integration zwischen zwei unterschiedlichen Salesforce-Umgebungen sowie ERP-Systemen erfolgreich geliefert. 

1. Sales Cloud Migration 

Die Challenge

Im Zuge der Übernahme sollten die Daten aller Tochtergesellschaften, zu denen auch Nanoscribe gehört, in einer einzigen Salesforce-Umgebung zusammengeführt werden. Dies erforderte eine gründliche Analyse des bestehenden Salesforce Datenmodells, sowie der Datenbeziehungen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Daten aus dem externen ERP-Systemen (AP+) weiterhin korrekt integriert werden konnten. Wichtig war auch die Definition von Zugriffsrechten und Datensicherheitsregeln, um den Zugriff auf die jeweiligen Unternehmensspezifischen auf die zugewiesenen und autorisierten Personen zu beschränken.

Die Lösung

1. Rollenverteilung: Definition und Konfiguration einer komplexen Rollenhierarchie in eine bestehende Salesforce Umgebung, um sicherzustellen, dass jeder Benutzer Zugriff auf die richtigen Daten hat und die Datensicherheit gewährleistet ist. 

2. Eindeutige Titel: Um die neuen Datensätze von den bestehenden Daten anderer Tochtergesellschaften trennen und unterscheiden zu können, wurden alle Datensätze mit eindeutigen RecordTypes versehen. Diese Maßnahme erleichtert die Migration der Daten von Nanoscribe aufgrund der Bedürfnisse der Darstellungen der Daten in Salesforce. 

3. Klare Identifier: Die erfolgreiche Migration der Daten zwischen der alten und der neuen Salesforce-Umgebung von Nanoscribe erforderte eine sorgfältige Synchronisation der Datensätze mit dem ERP-System (AP+). Zu diesem Zweck wurde mithilfe von Talend ein eindeutiger Identifier implementiert, der eine klare Zuordnung der Datensätze in beiden Systemen ermöglicht. Durch die Verwendung dieses Identifiers war es möglich, die Verknüpfungen zwischen den Salesforce-Objekten und dem ERP-System beizubehalten und sicherzustellen, dass alle relevanten Daten in der neuen Umgebung korrekt zugeordnet wurden. 

4. Systemübergreifende Umgebung: Der Aufbau von systemübergreifenden Entwicklungs-, Test- und Live-Umgebungen ermöglichen ein iteratives Testen aller Prozesse und die Überprüfung der Korrektheit der synchronisierten Daten. Dadurch wurde ein reibungsloser Go-Live gewährleistet.

Benefits für den Kunden 

• Kosten & Zeitersparnis: Die bestehende Synchronisationsschnittstelle zwischen AP+ und dem ehemaligen Nanoscribe Salesforce konnte mit minimalen Anpassungen weiterverwendet werden. Dies erspart dem Kunden - im Vergleich zu einer manuellen Synchronisation - Kosten und Zeit bei zukünftigen Synchronisationen. 

• Einfache Datenmigration: Alle Bestandsdaten einschließlich der Verknüpfungen zwischen Konten, Kontakten und Angebote konnten übertragen werden, wodurch umfangreiche Anpassungen im Zielsystem vermieden wurden. 

• Kundenübergabe: Dank der leicht verständlichen grafischen Benutzeroberfläche von Talend konnte die Schnittstelle zur laufenden Unterstützung an Nanoscribe übergeben werden, mit der Option auf weitere Unterstützung durch TOWA. 

2. Service Cloud Set-up & Synchronisation

Die Challenge

Die Schwierigkeit dieses Teilprojekts war es, eine reibungslose Integration einer neuen und auf den Kundenservice zugeschnittenen Salesforce-Applikation in einer bereits bestehenden und in operative laufenden Salesforce-Umgebung durchzuführen. Denn die neue Anwendung musste mit den bestehenden Datenstrukturen und Workflows harmonisiert werden, um eine problemlose Integration zu gewährleisten. Zudem musste sichergestellt werden, dass die bestehenden Prozessautomatisierungen mit den neuen Anforderungen und Prozessen kompatibel sind.  

Darüber hinaus musste in Zusammenarbeit mit Nanoscribe ein Datenmodell sowie ein entsprechendes Mapping entwickelt werden, um eine erfolgreiche Datenintegration von AP+ mit der BICO Salesforce-Umgebung zu gewährleisten. 

Die Lösung

Um dies zu erreichen, wurde eine genaue Analyse des bestehenden Datenmodells, der Automatisierungen und der Prozesse durchgeführt, um sicherzustellen, dass sie mit den neuen Anforderungen und Prozessen im Einklang stehen. Falls erforderlich, wurden Änderungen vorgenommen, um eine vollständige und effiziente Integration der neuen App und der damit verbundenen Daten in die bestehende Salesforce-Umgebung zu ermöglichen. 

1. Prozessabbildung: Konfiguration neuer Objekte, Felder, Validierungsregeln sowie Flow bzw. Prozessautomatisierungen, um die definierten Nanoscribe Serviceprozesse in die neue Salesforce Umgebung abzubilden. 

2. Synchronisation: tägliche Synchronisation der Datensätze zwischen AP+ und Salesforce mittels automatisierter Jobs. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten in beiden Systemen stets auf dem neuesten Stand sind. 

3. Entwicklungsumgebung: Schaffung neuer Entwicklungs-, Test- und Live-Umgebungen zum ausgiebigen Testen und zur Optimierung der entwickelten Lösungen, sowie der Datensynchronisation zwischen AP+ und Salesforce. Durch die Schaffung separater Umgebungen wird die Systemstabilität gewährleistet und eine reibungslose Inbetriebnahme sichergestellt. 

Benefits für den Kunden 

• Single Source of Truth: Alle für Nanoscribe relevanten Instrumente bzw. Assets und Verträge werden nun in einer konzernweiten Salesforce-Umgebung abgebildet. Dies bedeutet, dass Nanoscribe oder die Muttergesellschaft nicht mehr auf AP+ zugreifen müssen, wenn Informationen benötigt werden. 

• Änderungsverfolgung: Durch die Darstellung der Historie und der Asset-Beziehungen wird der Austausch von Asset-Komponenten in Salesforce nachvollziehbar dargestellt. 

• Vollständige Harmonisierung: Die Integration der neuen Prozesse verlief reibungslos und es traten keine technischen Komplikationen mit den bestehenden Automatisierungsprozessen der Unternehmensgruppe auf. 

• Perfekte Synchronisation: Die Optimierung und Synchronisation der Prozesse führte zu einer nahtlosen Integration in die bestehende Arbeitsumgebung der Mitarbeiter.