10 Dinge die Sie bei der Wahl eines Content Management Systems beachten sollten

„Welches ist das beste Content Management System auf dem Markt?“

Diese Frage hören wir sehr oft von unseren Kund:innen.

„Das kommt darauf an!“

Das ist unsere oft ungeliebte Antwort. Jedes Unternehmen hat andere Bedürfnisse, die mit einem CMS abgedeckt werden sollen.

Nur durch eine genaue Analyse und Bewertung dieser Bedürfnisse kann ein CMS gefunden werden, das zum Wachstumstreiber wird und nicht zu ratlosen Editor:innen und frustrierten Business Units führt. In einem CMS-Evaluierungsprozess können die spezifischen Anforderungen aus allen Ecken des Unternehmens zusammengetragen und auf dieser Basis die richtige Entscheidung getroffen werden.

Wir haben für Sie die 10 wichtigsten Kriterien aufgelistet, nach denen Sie ein Content Management System evaluieren sollten. So erhalten Sie einen klaren Überblick, worauf Sie bei der Evaluation besonders achten sollten.

1. Funktionsumfang: Welche Features sind in einem CMS unverzichtbar? 

Der benötigte Funktionsumfang hängt letztlich von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Einige Funktionen sind jedoch für fast jedes Unternehmen relevant:

1. Internationalisierung: Um Inhalte in verschiedenen Sprachen und Ländern publizieren zu können, sollte das System Mehrsprachigkeit unterstützen. Ein übersichtliches Übersetzungsmanagement mit Import- und Exportfunktion macht Ihnen das Leben leichter.

2. Rechte & Rollenverteilung: Wer darf was? Einzelne Abteilungen sollten nur die für sie relevanten Seiten bearbeiten können, ein Praktikant darf vielleicht Inhalte erstellen, aber nicht veröffentlichen. Ein gut konfigurierbares Rollen- & Rechtesystem ist ein „Muss“ für jedes CMS.

3. Publishing-Workflows: Mit Publishing Workflows können Inhalte zur Prüfung vorgelegt oder mit Kommentaren versehen werden. Die redaktionelle Arbeitsweise sollte im System abgebildet werden können.

4. SEO: Umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten zur Suchmaschinenoptimierung sollten zum Grundrepertoire des Systems gehören. Was nützen gute Inhalte, wenn sie nicht gefunden werden?

2. Benutzerzufriedenheit: Wie einfach ist das System zu bedienen?

Ein CMS kann noch so viele Funktionen haben, wenn es keine gute Benutzererfahrung bietet, werden Ihre Redakteure wenig Freude daran haben.

Das System sollte selbsterklärend und übersichtlich sein. Häufig verwendete Funktionen sollten leicht zugänglich sein. Hüten Sie sich vor überladenen und wenig intuitiven Oberflächen, die zu viele Klicks für jeden Arbeitsschritt erfordern.

Kann ich viele Inhalte gleichzeitig bearbeiten? Ist es einfach, neue Übersetzungen zu erstellen? Nutzerbewertungen und Erfahrungsberichte sind hier ein gewisser Indikator, aber letztlich hilft nur eines: selbst ausprobieren.

4. Sicherheit: Wird das CMS zum Einfallstor?

Die Sicherheit Ihrer Daten steht sicher auch in Ihrem Unternehmen an erster Stelle. Deshalb sollte ein CMS den gängigen Sicherheitsstandards entsprechen und am besten auch über die notwendigen Zertifizierungen verfügen. Oft sind aber nicht die Systeme selbst das Problem, sondern Plugins von Drittanbietern.

Native CMS-Funktionalitäten sind daher Plugins immer vorzuziehen. Müssen dennoch Plugins verwendet werden, sollten diese zumindest von einem seriösen Anbieter stammen und regelmäßig mit Sicherheitsupdates versorgt werden.

Denn Defacements & Cross-Site-Scripting-Attacken sind nicht nur peinlich, sie können auch zu einem Eintrag auf der Google-Blacklist und damit zum SEO-Supergau führen. Die Wiederherstellung des SEO-Rankings kann ebenso wie die technische Wiederherstellung der Website mit erheblichen Kosten verbunden sein. Außerdem können Sicherheitslücken den Ruf Ihres Unternehmens schädigen.

5. Individualisierbarkeit: Ich mach`s wie`s mir gefällt 

Mit Website-Buildern wie Wix oder Squarespace kann man sein Projekt zwar innerhalb weniger Wochen umsetzen, befindet sich jedoch in einem starren Korsett, das die kreativen Möglichkeiten stark einschränkt.

Einen speziellen Produktkonfigurator damit abzubilden, kann sich als unmöglich erweisen. Individualisierbarkeit korreliert aber auch immer mit dem Implementierungsaufwand. Je mehr Möglichkeiten ich habe, desto teurer wird es.

Daher sollte man sich fragen: Ist der spezielle Produktkonfigurator nur ein Gimmick oder ist er für den Projekterfolg essenziell und rechtfertigt damit die Investition in ein anpassungsfähigeres System?

7. Integrierbarkeit: Passt ein CMS in unsere Systemlandschaft? 

Als digitaler Partner wissen wir: Ein CMS kommt selten allein. Im Schlepptau sind meist ERPs, CRMs oder PIMs. Die nahtlose Integration dieser Systeme ist oftmals Bestandteil der digitalen Strategie und sollte beachtet werden.

Gibt es Plugins für diese Systeme? Ist es möglich, andere Systeme über Webhooks zu informieren? Bietet das CMS gar einen Automatisierungsdienst à la Zapier? Native Headless-Systeme haben hier naturgemäß einen Vorteil, sie sind auch rein über eine Web API bedienbar und können so leicht in andere Systeme integriert werden.

8. Zukunftssicherheit: Gibt es einen Lock-In-Effekt? 

Um mit dem CMS langfristig planen zu können, ist es wichtig, dass das CMS-System auch in Zukunft vom Anbieter unterstützt und gewartet wird. Außerdem sollte die Lösung gut am Markt etabliert sein, damit Sie nicht Gefahr laufen, in die Abhängigkeit der umsetzenden Agentur zu geraten.

Gibt es genügend Partneragenturen für das CMS? Ist die zugrundeliegende Technologie bei Entwicklern populär? Wenn Sie sich diese Fragen stellen, können Sie einem Lock-in-Effekt entgegenwirken.

Das hippe CMS-Start-Up mit einem revolutionär neuen Ansatz mag für einen PoC ausreichen, für eine langfristige Lösung sollte man jedoch auf die etablierten Player wie Storyblok zurückgreifen.

10. Preis: Welche Kosten sind zu beachten? 

Wenn man anfängt, CMS-Systeme miteinander zu vergleichen, merkt man schnell: Die meisten Anbieter sagen lieber nicht laut, was sie kosten. Bei einer vergangenen Analyse konnten wir bei 16 von 37 getesteten Systemen die Lizenzkosten nicht auf der Website finden.

Diese werden oft erst im persönlichen Gespräch nach Aufnahme der Anforderungen offengelegt. Dies erschwert den Preisvergleich. Daher sollten Sie zunächst eine Vorauswahl anhand anderer Kriterien treffen, bevor die Lösungen auf Kostenebene verglichen werden.

Neben den Lizenzkosten fallen natürlich auch Investitionskosten an. Für Konzeption, Design, Entwicklung, Projektmanagement, Integration bestehender Infrastruktur und Prozesse, SEO-Optimierung und Content-Migration muss Budget eingeplant werden. Auch die Kosten für Hosting, Updates & Support im laufenden Betrieb müssen berücksichtigt werden.

Einige Systeme bieten hier intelligente Lösungen und können so die Anschaffungskosten niedrig halten.

Fazit 

Bei der Auswahl eines neuen CMS-Systems sollten Sie nichts überstürzen. Faktoren wie Kosten, Sicherheit und Integration in bestehende Systeme sind entscheidend. Aber auch Performance, Individualisierung und die allgemeine Frage nach der generellen Notwendigkeit eines Headless CMS sollten Sie sich vor dem Kauf stellen. Planen Sie daher genügend Zeit für die Anforderungsanalyse und die Recherche ein.

Mit unserer 10 Kategorien Checkliste haben Sie bereits einen guten Überblick und werden mit Sicherheit die richtige Wahl für Ihr Unternehmen treffen. Gerne beraten wir Sie auch bei der Wahl des für Sie am besten geeignetsten CMS System.