Entwicklung einer internen Suchmaschine

Wie ermöglicht ein Unternehmen wie Daimler, relevantes Wissen zu zentralisieren und für alle Mitarbeiter:innen zugänglich zu machen?

Um diese Frage zu beantworten, durften wir das CIR Team (Corporate Information Research) von Daimler, gemeinsam mit unserem Partner Portaltech Reply, 18 Monate begleiten und eine neue Intranet Anwendung in Form einer Dokumenten-Suchmaschine ins Leben rufen.

Gemeinsame Challenge

Daimler stellt das unternehmensrelevante Wissen in Form von Artikeln, Videos, Büchern, Statistiken, uvm. seinen Mitarbeiter:innen über ein Portal zur Verfügung. Diese Applikation konnte jedoch, mit der über die Jahre schnell wachsenden Anzahl an Dokumenten, weder architektonisch noch technisch den neuen Anforderungen an das Wissensmanagement standhalten.

Mehr als 50 unterschiedlichsten Datenbanken, APIs und Informationsquellen können von den Mitarbeiter:innen nur einzeln angesteuert werden. Somit sind insgesamt über 2 Millionen Dokumente dezentral abgelegt, was zu einer mühevollen und kaum zumutbaren Recherche-Umgebung führt.

Dieses System abzulösen und eine zentrale Datenbank mit Interface für den Mitarbeiter:innen zur Verfügung zu stellen, bedarf der Lösung einiger grundlegenden Projekt-Fragestellungen:

• Wie können Dokumente aus unterschiedlichen Quellen einheitlich zu einer Wissensdatenbank migriert und aggregiert werden?

• Welche Technologien bieten sich unter Berücksichtigung der enormen Datenmenge an um die Applikation performant und agil umzusetzen?

• Wie sieht ein geeignetes User Experience Konzept aus?

• Wie ermöglichen wir den knapp 300.000 Mitarbeiter:innen, auf Basis Ihres Berufsbilds und Interesses, jeweils das bestmögliche Suchergebnis auszuspielen?

Das gemeinsame Projekt wurde auf Basis eines „Greenfield-Approach“ aufgebaut, welcher eine Konzeption ohne Einschränkungen durch frühere Arbeiten oder Projekte ermöglicht. So konnte das Projekt-Team ein User Experience Konzept entwickeln, welches methodisch, technisch und inhaltlich eine erfolgversprechende Applikation ermöglicht.

Für die Verwaltung und Bearbeitung der Dokumente wurde das php-Framework Symfony eingesetzt, welches die Umsetzung der individuellen Anforderungen an das Projekt flexibel ermöglicht. Für den Aufbau einer performanten Datenbank, Suchindex und Suchmaschine befindet sich Elasticsearch im Einsatz. Die weltweit führende open-source Suchmaschine speichert Datensätze im NoSQL-Format und kann so über ihren REST-Service eine performante Ausgabe des Contents im Frontend bieten.

Die Umsetzung des Frontends mittels des JavaScript Frameworks Vue.js ermöglicht individuelle und schnelle Suchoberflächen mit deklarativen Komponenten zu entwickeln, um somit die Struktur der Anwendung nach eigenen Ansprüchen zu errichten.

Die technische Umsetzung der Applikation wurde in Zusammenarbeit mit Portaltech Reply realisiert und nach der agilen Projektmanagement-Methode „Scrum“ organisiert.

User Experience

Ein guter UX-Design-Prozess reicht von der Erhebung der Geschäftsziele, über Kundenbefragung, Definition von Anforderung bis hin zur Erstellung von Prototypen und regelmäßigen User-Befragungen. Dabei steht die Entwicklung der Applikation entlang der User-Bedürfnisse im Zentrum. Nur so wird eine möglichst hohe Akzeptanz und Nutzung bei der Zielgruppe erreicht.

In dem zyklischen Prozess werden zuerst die Hauptnutzer festgelegt. Diese sogenannten Personas bilden die Grundlage zur Definition von Anwendungsfällen und bilden die konkreten Bedürfnisse der User ab.

Diese Anwendungsfälle werden in Wireframes (Grobe Visualisierung von Layouts zur Inhaltsstrukturierung und Hierarchie) skizziert und mit dem Team und Probanden in Form von Umfragen & Interviews verbessert.

Die gewonnenen Einsichten bilden die Grundlage für den Interface-Designer, um konkrete UI-Komponenten zu entwickeln und Designs anzufertigen.

Gemäß Scrum wurden Design und technische Implementierung Zug um Zug umgesetzt. Das Resultat der Scrum-Methodik ist inkrementelle Softwareentwicklung. So kann das Projektteam erste Funktionen & Features mit den Anwendern am „Live-Produkt“ testen.

Insbesondere bei einer Suchmaschinen-Applikation ist es nötig, Userinterviews am technisch realisierten Produkt, statt am Click-Dummy vorzunehmen. Nur so kann überprüft werden, ob Funktionsweisen intuitiv und performant genug für den Anwender umgesetzt wurden. Durch die enge Zusammenarbeit im interdisziplinären Team bestehend aus UI/UX-Designern und Entwicklern, konnte somit stets die beste Lösung unter Einbeziehung des User-Feedbacks realisiert werden.

Dank erhöhter Transparenz und Übersichtlichkeit für das Projektteam wurde die Applikation entlang des User-Bedürfnisses umgesetzt.